7 Tips Memilih Souvenir yang Berkesan untuk Acara Kantor dan Event

Persiapan acara kantor seperti seminar atau company gathering tidak lengkap tanpa cenderamata (souvenir kantor) yang tepat. Souvenir bukan sekadar hadiah, tapi simbol apresiasi dari perusahaan kepada peserta. Cenderamata berkualitas dan fungsional akan menjadi kenangan manis yang terus diingat, sekaligus memperkuat citra profesional perusahaan.

Untuk membantu Anda (EO dan HR) membuat pilihan souvenir yang berkesan, berikut 7 tips penting:

1. Utamakan Souvenir Kantor yang Bernilai Fungsi

Pilih souvenir yang berguna sehari-hari agar tidak sekadar tersimpan. Menurut Souvia, contohnya adalah dompet, kipas, gelas, atau tas selempang – semua barang dengan nilai fungsional jelas. Souvenir yang sering dipakai oleh penerima tidak hanya meninggalkan kesan baik, tapi juga bermanfaat.

Sebagai contoh praktis, Fems Official menawarkan Card Holder CH C (2 slot + 1 saku, ukuran 10×8 cm) seharga Rp4.700/pcs. Barang seperti ini sangat berguna untuk menyimpan kartu identitas dan mudah dibawa. Fems Official juga menyediakan Aira Bag – tas kanvas keras berukuran 36×29×14 cm – sebagai pilihan lain. Aira Bag yang awet dan luas ruangnya sangat cocok dijadikan souvenir kantor fungsional.

Contoh souvenir fungsional lainnya:

• Tumbler stainless steel untuk minuman panas/dingin.
• Powerbank atau USB drive untuk menjaga perangkat peserta tetap terisi daya.
• Pena atau notebook premium untuk kebutuhan tulis-menulis sehari-hari.

2. Sesuaikan dengan Audiens dan Tema Acara

Kenali profil penerima dan tema acara sebelum menentukan souvenir. Pilih barang sesuai karakter audiens. Souvenir yang relevan dengan kegiatan mereka akan lebih dihargai. Brandtalk menyarankan memilih souvenir dengan masa pakai lama sesuai target audience.

Misalnya, jika audiensnya pekerja lapangan atau karyawan aktif, tumbler stainless steel atau tas kanvas tebal lebih tepat daripada mug keramik. Sebaliknya, jika tema acara berhubungan dengan lingkungan atau komunitas, produk ramah-lingkungan seperti pouch dari bahan daur ulang bisa lebih berkesan.

Brandtalk mencontohkan bahwa perusahaan di bidang makanan sebaiknya memilih souvenir seperti mug, botol, atau gelas plastik karena relevan dengan industri tersebut. Dengan pendekatan seperti ini, souvenir akan tampak lebih personal dan relevan.

3. Pastikan Kualitas Souvenir Tinggi

Kualitas adalah segalanya. Souvenir kantor berkualitas baik mencerminkan profesionalisme perusahaan. Brandtalk pun menekankan agar memilih barang “dengan kualitas yang baik” meski harganya kompetitif. Hindari material murahan yang mudah rusak karena justru akan merusak citra acara.

Pastikan bahan dan finishing souvenir prima agar tahan lama – misalnya dompet kulit sintetis dengan jahitan rapi atau tinta sablon berkualitas tinggi yang tidak mudah pudar. Souvenir berkualitas tinggi tidak hanya awet dipakai, tetapi juga menunjukkan komitmen perusahaan terhadap detail.

4. Desain dan Kemasan Menarik

Penampilan souvenir penting untuk kesan pertama. Kemasan yang kreatif dan unik akan memperkuat nilai souvenir. Meski harga souvenir terjangkau, bungkus dengan desain elegan agar terkesan berkelas. Brandtalk juga menyarankan memilih bentuk souvenir yang unik untuk menarik perhatian.

Sebagai contoh, bungkus card holder atau tas dalam kotak sederhana yang diberi logo perusahaan, atau gunakan pouch menarik untuk tumbler. Pastikan pencantuman logo tidak berlebihan agar desain tetap estetis. Desain yang unik dan kemasan kreatif akan membuat peserta lebih antusias dan mengingat souvenir lebih lama.

5. Rencanakan Budget dan Jumlah Souvenir

Sebelum memesan, tentukan anggaran souvenir agar sesuai dengan biaya keseluruhan acara. Tentukan jumlah souvenir berdasarkan perkiraan peserta. Sesuaikan pesanan dengan jumlah undangan ditambah sedikit cadangan agar semua peserta kebagian.

Brandtalk mengingatkan agar tidak melebihkan atau kekurangan – jika ragu, pesanlah sesuai minimum order vendor agar tidak mubazir. Menyiapkan anggaran dan jumlah yang jelas sejak awal memudahkan negosiasi dengan vendor dan memastikan tidak ada tamu yang kecewa karena ketiadaan souvenir.

6. Pesan Souvenir Lebih Awal

Jangan menunggu detik terakhir. Pesan souvenir dari jauh hari untuk menghindari kehabisan stok dan kenaikan harga mendadak. Proses custom (sablon, emboss, dsb.) memerlukan waktu. Jika memesan terlalu mepet, vendor mungkin kewalahan atau berisiko salah produksi.

Mengikuti saran Brandtalk, lakukan pemesanan souvenir “dari jauh-jauh hari sebelumnya” agar vendor punya waktu cukup untuk menyiapkan pesanan sesuai kesepakatan. Pemesanan awal juga memberi kesempatan Anda mengatur ulang desain atau jumlah jika diperlukan tanpa tertekan waktu.

7. Berikan Sentuhan Personal

Untuk membuat souvenir semakin berkesan, tambahkan elemen personal. Menyertakan kartu ucapan terima kasih pada setiap souvenir bisa menambah nilai emosional. Ide lainnya:

• Tambahkan kartu ucapan yang disertai logo perusahaan atau pesan singkat.
• Cetak nama atau inisial peserta pada souvenir, misalnya pada mug atau tas, agar terkesan eksklusif.
• Sesuaikan desain souvenir dengan tema acara atau slogan perusahaan untuk menambah kesan personal.

Dengan tips di atas, souvenir kantor Anda tidak hanya praktis dan bermanfaat, tapi juga berkesan mendalam. Card Holder dari Fems Official dan Aira Bag adalah contoh produk yang memenuhi kriteria tersebut – keduanya fungsional, berkualitas, dan mudah dikustom. Semoga setiap souvenir yang Anda pilih dapat mempererat hubungan antar tim dan meninggalkan kesan positif bagi semua peserta acara kantor.